أهلا وسهلا بك إلى منتديات طموحنا.



فن إدارة الوقت ...

((((17)))))sm/2.gif إدارة الوقت » فن إدارة الوقت إدارة الوقت » مفاتيح إدارة الوقت قبل أن نبدأ أنوه إلى أن مادة هذا الملف تم تجميعها وترتيبها



فن إدارة الوقت ...


النتائج 1 إلى 9 من 9
  1. #1
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    روعة فن إدارة الوقت ...

     
    ((((17)))))sm/2.gif


    إدارة الوقت » فن إدارة الوقت إدارة الوقت » مفاتيح إدارة الوقت


    قبل أن نبدأ
    أنوه إلى أن مادة هذا الملف تم تجميعها وترتيبها من المراجع المكتوبة أعلاه، واجتهدت أن أختصر بقدر الإمكان في هذه المادة وكتابة الخلاصة المفيدة، حتى نعطي للقارئ فكرة مبدئية عن ماهية إدارة الذات وماذا نعني بإدارة الذات، وكيف يدير المرء ذاته، بحيث يؤدي ما عليه من واجبات، ويقوم بالأعمال التي يحب أن يؤديها ويوجد توازن في حياته بين نفسه وعائلته وعلاقاته والرغبة في الإنجاز.
    ماذا نعني بإدارة الوقت ؟
    هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والاهداف.
    والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة بين كل الناجحين هو قدرتهم على موازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت او إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته، لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان حياة مشتتة لا تحقق شيء وإن حققت شيء فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.
    إذاً المطلوب منك قبل أن تبدأ في تنفيذ هذا الملف، أن تضع أهدافاً لحياتك، ما الذي تريد تحقيقه في هذه الحياة؟ ما الذي تريد إنجازه لتبقى كعلامات بارزة لحياتك بعد أن ترحل عن هذه الحياة؟ ما هو التخصص الذي ستتخصص فيه؟ لا يعقل في هذا الزمان تشتت ذهنك في اكثر من اتجاه، لذلك عليك ان تفكر في هذه الأسئلة، وتوجد الإجابات لها، وتقوم بالتخطيط لحياتك وبعدها تأتي مسئلة تنظيم الوقت.
    أمور تساعدك على تنظيم وقتك
    هذه النقاط التي ستذكر أدناه، هي أمور أو أفعال، تساعدك على تنظيم وقتك، فحاول أن تطبقها قبل شروعك في تنظيم وقتك.
    • وجود خطة، فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.
    • لا بد من تدوين أفكارك، وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك يعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلا إذا كنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك.
    • بعد الانتهاء من الخطة توقع أنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمي بالخطة فذلك شيء طبيعي.
    • الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.
    • يجب أن تعود نفسك على المقارنة بين الأولويات، لأن الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ باختصار اختر ما تراه مفيد لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضر لغيرك.
    • اقرأ خطتك وأهدافك في كل فرصة من يومك.
    • استعن بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والحاسوب وغيره.
    • تنظيمك لمكتبك، غرفتك، سيارتك، وكل ما يتعلق بك سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل، فاحرص على تنظيم كل شيء من حولك.
    • الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين، فكن مرناً أثناء تنفيذ الخطط.
    • ركز، ولا تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة أن طبقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً.
    • اعلم أن النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزها، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك.
    معوقات تنظيم الوقت.
    المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة، فلذلك عليك تنجنبها ما استطعت ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:
    • عدم وجود أهداف أو خطط.
    • التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.
    • النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.
    • مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الامور.
    • عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.
    • سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك.
    خطوات تنظيم الوقت.
    هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقها بتاتاً، لأن لكل شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت. لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت.
    • فكر في أهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.
    • أنظر إلى أدوارك في هذه الحياة، فأنت قد تكون أب أو أم، وقد تكون أخ، وقد تكون ابن، وقد تكون موظف أو عامل او مدير، فكل دور بحاجة إلى مجموعة من الأعمال تجاهه، فالأسرة بحاجة إلى رعاية وبحاجة إلى أن تجلس معهم جلسات عائلية، وإذا كنت مديراً لمؤسسة، فالمؤسسة بحاجة إلى تقدم وتخطيط واتخاذ قرارات وعمل منتج منك.
    • حدد أهدافاً لكل دور، وليس من الملزم أن تضع لكل دور هدفاً معيناً، فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت في إجازة.
    • نظم، وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أولاً فيه، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كاعمل خطط للتسويق مثلاً، أو أهدافاً لعلاقاتك مع الأصدقاء.
    • نفذ، وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناء التنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها ولا تخشى من أن جدولك لم ينفذ بشكل كامل.
    • في نهاية الأسبوع قيم نفسك، وانظر إلى جوانب التقصير فتداركها.
    ملاحظة: التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي لأنه يتيح لك مواجهة الطوارئ والتعامل معها بدون أن تفقد الوقت لتنفيذ أهدافك وأعمالك.
    كيف تستغل وقتك بفعالية؟
    هنا ستجد الكثير من الملاحظات لزيادة فاعليتك في استغلال وقتك، فحاول تنفيذها:
    • حاول أن تستمتع بكل عمل تقوم به.
    • تفائل وكن إيجابياً.
    • لا تضيع وقتك ندماً على فشلك.
    • حاول إيجاد طرق جديدة لتوفير وقتك كل يوم.



    • أنظر لعاداتك القديمة وتخلى عن ما هو مضيع لوقتك.
    • ضع مفكرة صغيرة وقلما في جيبك دائماً لتدون الأفكار والملاحظات.
    • خطط ليومك من الليلة التي تسبقه أو من الصباح الباكر، وضع الأولويات حسب أهميتها وأبدأ بالأهم.
    • ركز على عملك وانتهي منه ولا تشتت ذهنك في أكثر من عمل.
    • توقف عن أي نشاط غير منتج.
    • أنصت جيداً لكل نقاش حتى تفهم ما يقال، ولا يحدث سوء تفاهم يؤدي إلى التهام وقتك.
    • رتب نفسك وكل شيء من حولك سواء الغرفة أو المنزل، أو السيارة أو مكتبك.
    • قلل من مقاطعات الآخرين لك عند أدائك لعملك.
    • أسأل نفسك دائماً ما الذي أستطيع فعله لاستغلال وقتي الآن.
    • أحمل معك كتيبات صغيرة في سيارتك أو عندما تخرج لمكان ما، وعند اوقات الانتظار يمكنك قراءة كتابك، مثل أوقات أنتظار مواعيد المستشفيات، أو الأنتهاء من معاملات.
    • أتصل لتتأكد من أي موعد قبل حلول وقت الموعد بوقت كافي.
    • تعامل مع الورق بحزم، فلا تجعله يتكدس في مكتبك أو منزلك، تخلص من كل ورقة قد لا تحتاج لها خلال أسبوع أو احفظها في مكان واضح ومنظم.
    • أقرأ أهدافك وخططك في كل فرصة يومياً.
    • لا تقلق إن لم تستطع تنفيذ خططك بشكل كامل.
    • لا تجعل من الجداول قيد يقيدك، بل اجعلها في خدمتك.
    • في بعض الأوقات عليك أن تتخلى عن التنظيم قليلاً لتأخذ قسطاً من الراحة، وهذا الشيء يفضل في الرحلات والإجازات.

    ................................

    tk Y]hvm hg,rj >>>


  2. #2
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    افتراضي 1.. تحليل الوقت



    1. تحليل الوقت


    إن عمل سجل بالأنشطة اليومية لمدة أسبوع واحد على الأقل يحتوي على زيادات قدرها 15 دقيقة يعد أساساً جوهرياً للتحليل الفعّال للوقت. وينبغي تكرار هذا السجل كل ثلاثة شهور على الأقل لتجنب الرجوع إلى ممارسات إدارة الوقت السيئة.

    2. التوقع

    يعد الإجراء التوقعي بشكل عام أكثر فعالية من الإجراء العلاجي، فـ "الوقاية خير من العلاج". لذا توقع الأمور غير المتوقعة وخطط لها، مفترضاً أن أي خطأ احتمالي سيحدث فعلاً.

    3. التخطيط
    كل ساعة تمضيها في التخطيط الفعّال توفر من ثلاث إلى أربع ساعات في التنفيذ، وتحقق نتائج أفضل. والتخطيط اليومي والتخطيط على المدى الطويل اللذان يتمان مسبقاً أو في وقت مبكر من اليوم ذاته، وبما يتفق مع الأهداف قصيرة المدى والأحداث، أمران جوهريان للاستفادة الفعّالة من الوقت الشخصي.

    4. المرونة
    الاتصاف بالمرونة في جدولة الوقت الشخصي قد يكون أمراً ضرورياً لاستيعاب الأحداث الخارجة عن سيطرة المرء، وينبغي عدم الإفراط أو التفريط في جدولة الوقت.

    5. الأهداف والأولويات
    إن النتائج الأكثر فعالية يتم تحقيقها بشكل عام من خلال السعي الدؤوب وراء الأهداف المخطط لها وليس من قبيل الصدفة. وينبغي تخصيص الوقت المتاح للأولويات مرتبة تنازلياً، لذا رتب أولوياتك والتزم بها! وهناك مدراء يميلون في بعض الأحيان إلى إنفاق الوقت بمقادير مرتبطة عكسياً بأهمية المهام.

    6. المواعيد النهائية
    إن فرض المواعيد النهائية وممارسة الإنضباط الذاتي في الالتزام بها يساعد المدراء على التغلب على الحيرة والتردد والتسويف.

    7. البدائل
    إن عدم التوصل إلى حلول بديلة في أي موقف معين يحد من احتمال اختيار الإجراء الأكثر فعالية.

    8. الدمج
    ينبغي تصنيف المهام المتماثلة وتوزيعها على أقسام يوم العمل لتقليل المقاطعات ( كاستقبال المكالمات الهاتفية على سبيل المثال) من أجل ترشيد الاستفادة من الموارد وترشيد بذل المجهود الشخصي.

    9. مبدأ باريتو/ التركيز
    بعض الجهود القليلة المهمة ( حوالي 20%) تتمخض عن القدر الأكبر من النتائج (حوالي 80%). هذا المبدأ والذي يسمى أيضاً بـ "قانون 20/80" جعل المدراء الفعالين يركزون جهودهم على الأحداث "القليلة المهمة" مما يزيد احتمال وقوع هذه الأحداث ومن ثم تحقيق النتائج القصوى.

    10. الفعالية
    يمكن تعريف الكفاءة بأنها فعل أي شيء على النحو الصحيح ... والفعالية بأنها فعل الشيء الصحيح على النحو الصحيح. والجهد مهما كان كفاءته عادة ما يكون عديم الفعالية إذا تم بذله في المهام غير المناسبة في الأوقات غير المناسبة أو بنتائج غير مخطط لها.

    11. مستوى التفويض /القرار
    ينبغي تفويض سلطة اتخاذ القرار إلى أدنى مستوى ممكن، بما يتفق مع الحكم الصائب والحقائق المتاحة.

    12. التفويض إلى المستوى الأعلى
    عادة ما يشجع المدراء –دون إدراك- التفويض إلى أعلى (التفويض المعكوس) من خلال تشجيع مرءوسيهم على التواكل عليهم في الحصول على الحلول، مما يسفر عن قيامهم بعمل مرؤوسيهم.

    13. تقليل من الروتين وتجنب التفاصيل
    المهام الروتينية قليلة الأهمية بالنسبة للأهداف العامة ينبغي تقليلها أو دمجها أو تفويضها أو القضاء عليها بقدر الإمكان. وينبغي على المدراء الابتعاد عن التفاصيل غير الضرورية والاهتمام بالمعلومات المهمة فحسب وهذا هو ما يطلق عليه "الحاجة إلى عدم المعرفة".

    14. استجابة محدودة وإهمال اختياري
    ينبغي أن تكون الاستجابة للمشكلات والمطالب التي تحتاج وقتاً قاصرة على حاجات الموقف الحقيقية. فبعض المشكلات إذا تركتها فإنها تمضي لحالها. ومن خلال اختيارك تجاهل هذه المشكلات التي تحل نفسها بنفسها عادة يمكنك توفير كثير من وقتك وجهدك للمساعي المفيدة (مبدأ الإهمال المحسوب).

    15. إدارة الاستثناء
    ينبغي ألا يتم تبليغ التنفيذي المسؤول إلا بحالات انحراف الأداء الفعلي عن الأداء المخطط انحرافاً خطيراً وذلك من أجل توفير وقته وجهده.

    16. الرؤية
    إن احتفاظك بالأشياء التي تعتزم القيام بها في مجال رؤيتك يزيد من احتمال تحقيقك لأهدافك، فأنت لا تستطيع فعل شيء لا تستطيع تذكره، لذا اعتمد على نظام لحفظ الملفات أو على قوائم المراجعة.

    17. الإيجاز
    يزيد من الوضوح والفهم.

    18. طغيان الأمور العاجلة
    يحيا المدراء في توتر مستمر ما بين الأمور العاجلة والمهمة. فالمسألة العاجلة تتطلب تصرفاً فورياً وتحجب عن وعينا المسائل المهمة. وهكذا فإن المدراء يطغى عليهم الأمور العاجلة ويستجيبون –دون إدراك- للضغوط الملحة التي لا تنتهي. وهم بفعلهم هذا يهملون النتائج طويلة المدى للأعمال المهمة التي يتركونها دون إنجاز.

    19. إدارة الأزمات
    غالباً ما يدير المدراء أعمالهم من خلال الأزمات، بمعنى أنهم يعاملون كل مشكلة كما لو كانت هناك أزمة. وتتسبب متلازمة الاستجابة المفرطة هذه في الشعور بالقلق وإصدار أحكام خاطئة واتخاذ قرارات على عجل، وتبديد الوقت والجهد.

    20. ضبط المقاطعات
    ينبغي أن تصمم عملية ترتيب الأنشطة والضوابط عليها من أجل تقليل عدد المقاطعات وتأثيرها ومدتها. وكن لبقاً وصريحاً.

    والاستخدام الفعال للوقت له نتيجتان رئيسيتان:
    1. إنجازنا المزيد من الأعمال.
    2. شعورنا بالرضى عن التقدم الذي نحرزه.
    وبذلك تصبح نظرتنا للعالم من حولنا أقل تعقيداً، ونتلهف إلى الذهاب إلى العمل، وسرعان ما يلاحظ ذلك الزملاء والرؤساء.


    ......................

  3. #3
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    افتراضي إدارة الوقت » إدارة الأولويّات .. الأهمّ فالمهمّ


    إدارة الوقت » إدارة الأولويّات .. الأهمّ فالمهمّ





    الإنسان يسعى دومًا للنجاح والتفوق، وهو في هذا السبيل رهين العديد من الخيارات التي تحقق هذا الهدف، وإذا كان أقصر الطرق للوصول للهدف هو الخط المستقيم؛ فالتنظيم والاختيار بين الأهم والمهم، وبين الجيد والأفضل هو الخط الذي يربط بين بداية الطريق ونهايته.
    وإذا كان الاختيار هو لبّ إدارة الأولويّات فإنه يعني ترتيب الأمور حسب أهميتها والتوفيق بين ما يريد الإنسان أن يقوم به وبين المسؤوليات التي تقع عليه، فنحن نشعر بالتحدّيات الخاصة بالقرارات اليومية، والمستمرة طوال لحظات الحياة، فنستجيب لها في ضوء ما نعتقد أنه أفضل استخداماً لوقتنا، وتصبح القرارات سهلة عندما يتعلق الأمر بالاختيار بين الجيد، والرديء، فنحن نستطيع بسهولة تحديد كيف أن بعض الأعمال تُعتبر تضييعاً للوقت أو مرهقة للذهن أو حتى ضارة، ولكن المشكلة عندما يتعلق الأمر بالمقارنة بين الجيد و الأفضل، ولذلك غالباً ما يكون العدو اللّدود للأفضل هو الجيد.


    أدوات الاختيار

    في سبيل ترتيب الأولويات وإنجاز الاختيارات الفُضلى يحتاج الإنسان لأداتين لهما وظيفة التوجيه هما: الساعة والبوصلة.
    أما الأولى: وهي الساعة فتعني ضرورة التنظيم، ولذلك فهي المقياس في مواعيدنا والتزاماتنا وجداولنا وأهدافنا وأنشطتنا وسبيلنا حتى نعرف كيف ننفق وقتنا ونوزّعه.
    أما الأداة الثانية: وهي البوصلة فتمثل ما يحمل الإنسان داخله من رؤية وقيم، ومبادئ، ومهام، ووعي، وتوجيه، أي ما الأشياء ذات الأولويّة في حياتنا؟ وما المنهج الذي ننهجه في إدارة تلك الحياة؟
    ولكن يأتي قد يكون هناك تعارض أو بالأحرى فجوة بين الأداتين بين الساعة، والبوصلة، فعندما نجد أنّ ما نقوم به لا يساهم كثيراً في إنجاز ما نعتبره الأهم في حياتنا تكون المشكلة، ولكن الخبرات والتجارب السابقة أوجدت الحلّ التوفيقي بين ما نسعى إليه، وما نحمله من قيم.

    ثلاثة أجيال من إدارة الوقت

    يقول الخبير الإداري محمد فتحي: هناك ثلاثة أجيال متعاقبة لإدارة الوقت وسدّ الفجوة بين الساعة، والبوصلة في حياتنا.. كل جيل منها يضيف على ما قدّمه الجيل السابق له؛ لكي يسير قدماً نحو المزيد من الكفاءة والتحكّم، فكان:
    الجيل الأول:
    ويعتمد على المذكرات أي: التقاويم التي تحمل المواعيد، وهو يسير على مبدأ السباحة مع التيار مع الاحتفاظ بسجل الأعمال التي تريد أن تقوم بها مثل: كتابة تقرير، أو حضور اجتماع أو إصلاح السيارة....
    هذا الجيل يتميز بالمذكرات البسيطة، وقوائم المهام حتى لا يفوت الشخص القيام بالمهام المطلوبة، وفي نهاية اليوم وبشيء من التوفيق يكون قد أنجز الفرد المهام التي يريد إتمامها، ويقوم بشطبها من القائمة، أما المهام التي لم تنجز فغالباً ما يقوم بتأجيلها إلى قائمة اليوم التالي.
    الجيل الثاني:
    وهو جيل التخطيط، والاستعداد، ويقوم على الكفاءة، والمسؤولية الشخصية، وإنجاز الأهداف الموضوعة، والتخطيط للمستقبل، وجدولة المهام، والأحداث المقبلة.
    ومستخدمو هذا النمط يقومون بتحديد مواعيد الاجتماعات وتواريخ الانتهاء من المهام وعادة ما يكون لديهم جهاز حاسب آلي أو مفكرة إلكترونية تحفظ لهم كل هذا.
    الجيل الثالث:
    هو جيل التخطيط، وتحديد الأولويات، والرقابة، ويستخدم السجلات، وقواعد بيانات إلكترونية تحتوي نماذج تفصيلية للتخطيط اليومي، ومستخدمو هذا الجيل يسألون أنفسهم: ماذا نريد؟
    ويقوم بوضع أهداف طويلة، ومتوسطة، وقصيرة الأجل، لكي يحقّق ما يطمح إليه ويحدّد الأنشطة اليومية في ضوء أولويّات معينة.
    الأجيال السابقة مفيدة ومتفاوتة في درجاتها، وتجعل الإنسان أكثر فعالية، ولكنها غير كافية لافتقادها العلاقات الإنسانية، والراحة النفسية، والتوازن المطلوب في كل شخصية وثقتنا الكاملة في أننا نعمل الشيء الصحيح بطريقة غير صحيحة.
    ومع هذا هناك خمسة أوهام تعيشها هذه الإدارة من إدارة الوقت وهي: إننا بما نفعله سابقاً من (الأجيال الثلاثة) نستطيع أن نكون أكثر في التحكم:
    فنحن نحاول أحياناً أن نسيطر على كل شيء فنخطّط، ونجدول أعمالنا ونتابع وننفذ الأعمال خطوة بعد أخرى، ولكن التحكّم المطلق، وهم كبير؛ لأننا في الواقع نقضي معظم حياتنا في تفاعل مستمر مع الناس، والناس لا يمكن التحكم فيهم.
    أي أن معظمنا يعتقد أنه من الواجب أن نسيطر على حياتنا، ولكن المبادئ الكونية هي التي تسيطر عليها، فنحن يمكننا التحكم في اختياراتنا، ولكننا لا نتحكم في نتائج تلك الاختيارات.
    الكفاءة: وهي عمل الكثير في وقت قليل، والكفاءة تلغي الهدر، وتحقق الإنجاز والسلاسة، والسرعة والتقدم، والرقي، أي أن الكفاءة شيء رائع، ولكنّ هذا المبدأ يفترض أن الأسرع، والأكثر هو الأفضل، وهذا غير صحيح؛ لأن هناك فرقاً بين الكفاءة والفاعلية.
    فإذا كنت تقود سيارة بسرعة متّجهاً إلى الجنوب، وأنت تقصد الشمال فإنّ سرعتك وكفاءتك في القيادة لن توصلك لهدفك.
    القيم: لكي تُقوّم شيئاً يعني أنك تقدّره لكي يصبح ذا قيمة، والقيم في غاية الأهمية؛ فقيمنا تحدّد اختياراتنا وأفعالنا، ولكننا نضع قيمة لأشياء كثيرة مثل: الحب، الأمن، المنزل الراقي، المكانة المرموقة، الشهرة. ولكن وضع قيمة لهذه الأشياء لا يعني أنها ستساهم بالضرورة في جعل حياتنا أفضل؛ فعندما يتعارض أي شيء منها مع القوانين الطبيعية التي تحكم الراحة النفسية، وجودة الحياة، فنحن نضع أنفسنا في وهم ثم نوجّهها إلى الفشل.

    العلاقة الجيدة بالآخرين

    إدارة الوقت التقليدية غالباً ما تركّز على الإنجاز والوصول إلى ما تريد وإزاحة أي شيء يعوق ذلك من الطريق، أما الآخرون – بالنسبة لنا- فهم مجرّد موارد تستخدمهم للوصول إلى مزيد من الإنجاز وبسرعة، و إلا كانوا مصدر إعاقة لنا عن الهدف، أما العلاقات، فهي مجرّد صفقات، وهذا كله غير حقيقي وبعيد عن قيم ديننا؛ فأعظم الإنجازات في الحياة تأتي من خلال العلاقات التي تؤثّر في الطرفين، أي التعديل، والتبادل، والتفاهم، والتعلم، والإثارة والالتحام و .... وكل هذا يجعل الحياة أفضل والنجاح فيها له مذاق جميل.

    ..................................

  4. #4
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    افتراضي إدارة الوقت » تنظيم الوقت

    إدارة الوقت » تنظيم الوقت





    من المهارات التي أدرسها وأقرأ عنها كثيراً، وأحاول ممارستها وتعليمها لكل شخص، مهارة تنظيم الوقت، ويتبادر في ذهن المرء أن تنظيم الوقت معناه أن نجعل حياتنا كلها جادة لا وقت للراحة، بالطبع هذا المفهوم خاطئ، لذلك كتبت هذه المقالة لتوضيح مبادئ أساسية حول تنظيم الوقت.

    في البدء هل تنظيم الوقت جملة صحيحة؟ كلا! لأن الوقت منظم أصلاً، فالدقيقة مقسمة 60 ثانية، والساعة تساوي 60 دقيقة واليوم يساوي 24 ساعة وهكذا، إذاً الوقت مقسم ومنظم تنظيماً جيداً، إذاً هل نسميه إدارة الوقت؟ أيضاً لا، لأن الوقت لا يدار ولا يمكننا أن نتحكم بالوقت ونجعل من اليوم مثلاً 36 ساعة بدلاً من 24، إنما الوقت يديرنا، لنسميه إدارة الذات لأننا نستطيع أن ندير أنفسنا من خلال الوقت وليس العكس، والوقت هو من أندر الموارد فهو لا يعوض، ولا تستطيع أن تخزن الوقت أو تشتريه!! لذلك الوقت هو الحياة، واسمحوا لي أن أستخدم لفظ تنظيم الوقت لدلالة على المعنى المطلوب وهو إدارة الذات.

    الناس من حيث تنظيمهم للوقت صنفان، فمنهم من ينظم وقته ومنهم من لا يفعل ذلك، أما من ينظم وقته فمنهم من يكون فعالاً ويستفيد بشكل كبير من تنظيمه للوقت، ومنهم من لا يستفيد من تنظيمه للوقت وتراه مشغولاً في طاحونة الحياة، يكدّ ويعمل بلا راحة، أما من لا ينظم وقته فإما أن يحس بالملل لأنه لا يعرف ماذا يفعل في فراغه الكبير، أو أنه متخبط في أعمال قليلة الأهمية. وهنا دعوني أعرّف من هو الفعال في تنظيم وقته: هو الشخص الذي يحصل على النتائج المطلوبة في الوقت المتاح.

    إذا بدأ أي شخص بتنظيم وقته بطريقة فعالة فسيحصل على نتائج فورية، مثل زيادة الفعالية في العمل والمنزل، تحقيق الأهداف المنشودة بطريقة أفضل وأسرع، يقلل من المجهود المبذول، بالتالي يجعلنا أكثر راحة، وستلاحظ أنك بدأت بالتفوق على نفسك وعلى غيرك أيضاً في مجالات عدة.

    كما ذكرت في البداية البعض يضن أن تنظيم الوقت يعني الجد بلا راحة، سأوضح الآن كيف أن تنظيم الوقت يعني المزيد من السعادة والسيطرة على الظروف المحيطة بنا بدلاً من أن تسيطر علينا وتحرمنا السعادة. الأعمال تنقسم إلى عدة أقسام، فهناك أعمال ملحة ومهمة في نفس الوقت وهذا ما يسمى بالمربع الأول مربع إطفاء الحرائق!! وهناك أعمال غير عاجلة لكنها مهمة وهذا ما يسمى بالمربع الثاني مربع التركيز على الجودة والقيادة، لأنه يتضمن أنشطة وقائية تعزز القدرة على الإنتاج وإقامة علاقات وتنميتها والتخطيط والترويح عن النفس، وإذا مارسنا هذه الأفعال ستتقلص الأزمات أو الحرائق وتبدأ في اكتشاف أرض رحبة من الفرص الحقيقية التي تحقق لك الإنجازات والأهداف، وتبدأ في اختيار أهم الفرص لتحقيق أهدافك، بهذا تبدأ العمل بتلقائية وبدون تكلف وتحافظ في نفس الوقت على مواعيدك وأعمالك، ولنأخذ أمثلة على أفعال من المربع الثاني، فهناك قضاء وقت أسبوعي خاص للعائلة، سواءً في الرحلات أو اللهو البريء وذلك لتعزيز العلاقة بين أفراد الأسرة، تعلم هوايات ومهارات جديدة تحبها، أخذ استراحة أو قضاء إجازة لتعود بروح أكثر نشاطاً وحيوية، زيادة المعرفة في علوم معينة من خلال القراءة، أداء أعمال تطوعية إذا كان هذا من ضمن أهدافك.

    هذه مقدمة لتساعدك في أخذ زمام المبادرة وتبدأ في التفكير الجدي حول حياتك وكيف تديرها وتقودها نحو ما تهدف إليه، وحتى تنظم وقتك يجب عليك أن تكون صاحب أهداف وتخطيط، وإن لم تكن لديك أهداف فلا فائدة من تنظيم الوقت، فتنظيم الوقت يقوم على أساس وجود أهداف ننظم الوقت من أجلها.
    تأليف: عبد الله المهيري

    ...............................

  5. #5
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    افتراضي إدارة الوقت » عوامل تضييع الأوقات

    إدارة الوقت » عوامل تضييع الأوقات





    عوامل تضييع وخسارة الأوقات كثيرة، والكثير من الناس لا يفكر في معرفة هذه العوامل ليتجنبها، لأن الفرد منا إن حاول بقدر الإمكان معرفة هذه العوامل وعمل على إزالتها، ستكون أبرز النتائج وجود وقت فائض يستطيع قضائه في أمور أخرى أكثر أهمية، كالترفيه عن النفس، والتطوير الذاتي عبرا لقراءة أو حضور دورات متخصصة في مجال ما أو توطيد العلاقات بينه وبين أسرته وأصدقائه وعائلته، ونستعرض هنا أبررز عوامل تضييع الأوقات:
    عدم وجود أهداف أو خطط، وهذا يجعل من حياة الإنسان متخبطة عشوائية لا تعرف لها هدفاُ فلا تركز على أعمال معينة، بل تجرب كل شيء وتعمل كل شيء والنتيجة لا تنتج أي شيء.
    التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت واستغلاله، ذلك أن التأجيل لا يتوقف على سبب معين، بل عادة يكون بسبب عدم رغبة الإنسان في إنهاء العمل المراد إنجازه، لذلك كن حازماً مع نفسك ولا تأجل.
    النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات، والكثير من الذين نصحتهم بتدوين أعمالهم ومواعيدهم نجحوا في تجاوز مشكلة النسيان أما من أصر على عدم الكتابة واعتمد على ذاكرته فقط فإنه بالتأكيد سينسى بعض الأعمال والمواعيد وسيشتت ذهنه في الكثير من الأعمال.
    مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الامور، وهذا أمر سيجنبك تحمل مسؤوليات أكثر من طاقتك أو أكثر من أن يتسع لها وقتك.
    عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم، وكثيراً ما نجد شخصاً يقوم بالشروع في إنجاز عمل ما أو مشروع ثم يتوقف عندما أكمل 80% من العمل، ولم يبقى إلا القليل، وهنا يتوقف عن العمل في المشروع وينتقل إلى مشروع آخر ويفعل فيه كفعله في المشروع الاول، وتتاركم المشاريع الشبه منتهية على الشخص. لذلك احصر على انتهائك من أعمالك بكاملها ثم انتقل للأعمال الأخرى، وهذا يحتاج إلى تركيز فقط.
    سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك، وهذه المشاكل منشأها سوء إيصال المعاني إلى الآخرين وسوء اختيار الكلمات المناسبة، ومهارة الاتصال بالآخرين تحتاج إلى تدريب وممارسة حتى يحسن الغنسان الاتصال مع الآخرين.
    الورق! وأعني تراكم الأوراق في المكتب أو الغرفة بدون اتخاذ قرار بشأنها، وسنفصل مواضيع خاصة بكيفية التعامل مع الأوراق.
    هذه أهم العوامل المضيعة للأوقات، حاول تلافيها وتجنبها بقدر الإمكان، وسنقوم في المواضيع القادمة التفصيل في بعض النقاط المهمة.


    ...............................................

  6. #6
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    افتراضي نموذج لفطيرة الوقت:

    نموذج لفطيرة الوقت:



    قسم أنشطتك إلى أربعة أقسام:

    كل الأنشطة التي تشغل أسبوعك يمكن أن تبوب بطريقتين: من جهة مدى أهميتها ومن جهة كم هي ملحة أو عاجلة.

    مربع الأنشطة:

    [1]

    هام

    عاجل
    [2]

    هام

    غير عاجل

    [3]

    غير هام

    عاجل
    [4]

    غير هام

    غير عاجل


    إن من أخطائنا في الحياة أننا نضع أنفسنا كثيرًا في خانة الهام والعاجل مما يجعلنا تحت ضغط نفسي ويجعلنا لا نتقن العمل كذلك. ويسبب لنا أيضًا الهروب والتسلل من هذه الخانة إلى خانة غير هام وغير عاجل، مثل: تصفح الجرائد أو إحدى المجلات، حتى ولو كان ذلك يتم بلا متعة كبيرة إلا أنه يتم في وقت نشاء ذلك لمجرد وجودها أمامنا، وعلى سبيل الحصول على قسط من الراحة فقط.

    إن الهدف الذي نريد الوصول إليه من خلال ذلك المربع أن نقضي أوقاتنا في مزاولة تلك الأنشطة ذات الأهمية بالنسبة لنا. وعلى ذلك فالهدف أيضًا هو ألا تقضي أوقاتًا في أنشطة غير هامة سواء كانت عاجلة أو غير عاجلة.

    وأكثر من ذلك فالمرغوب أن تقضي أكثر ما تستطيع من وقت في الأنشطة غير العاجلة ليس فقط لأن الأمر يكون إرهاقًا في العمل في الأمور العاجلة ولكن أيضًا لأن هناك كثيرًا من الأنشطة الهامة لا تصبح عاجلة أبدًا وسوف تؤجلها دائمًا، مثل: قضاء الوقت مع الأسرة وتطوير اهتماماتك وبعض الترفيه، ومع زيادتك للوقت الممنوح للأعمال غير العاجلة فإنك سوف تقلل بالتدريج من كمية الوقت التي تحتاجها لأجل الأعمال العاجلة لأنك سوف تقوم بتنفيذها قبل أن تصبح عاجلة بالفعل.


    ....................................

  7. #7
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    افتراضي إدارة الوقت » تنظيم إدارة الوقت

    إدارة الوقت » تنظيم إدارة الوقت







    تنظيم إدارة الوقت

    كلنا نواجه المشاكل مع الوقت ولا نستطيع أن نسرعه ولا أن نبطئه, نحتاج إلى الكثير منه, ولا نعرف أين نجده لكننا فجأة نتساءل أين ذهب كله.

    لكن الوقت ليس هو المشكلة الرئيسية فالوقت هو السيولة عينها التي تعطي لكل الناس, وبالعدل والمساواة, وكل يوم. المشكلة إذن أن كلا منا ومعظمنا, يترك الكثير منه "يتسلل عبر أصابعه" لأننا لم نتعلم أبداً كيف ننظم إدارة وقتنا.. أهلنا لم يجلسوا معنا ليكلمونا عن حقائق الوقت ومهارات إدارة الوقت ليست جزءاً من أية دراسة أكاديمية. ولعدم معرفتنا كيف ندير وقتنا بكفاءة, نبقى مستخدمين الأسس "الطبيعية".

    التعامل الطبيعي مع الوقت هو في أخذ الأمور كما هي, وأن يقوم المرء بما يشعر برغبة في عمله, دون تنظيم أو مواعيد أو تخطيط. وما الخطب في هذا ... لقد كان ناجحاً ونحن صغار, وكان العيش من يوم إلى يوم سهل جداً ولم نكن نقلق أبداً في أي شيء يمضى وقتنا.

    في الواقع, طالما بدا لنا أن هناك الكثير من الوقت, ساعات طويلة قبل انتهاء المدرسة ... أيام كثيرة قبل عطلة الصيف .. أسابيع عديدة قبل عيد الميلاد.. الكثير من السنوات قبل أن نتعلم قيادة السيارات.. أيام الطفولة كانت أوقاتاً أكثر سهولة.

    لسوء الحظ, لنا كلنا, إنه يأتي يوم, وقريب جداً, حين لا يعود نظام العيش يوماً فيوم ساري المفعول.. بالنسبة لأكثرنا, نصل دراستنا العليا بسرعة.. وبصدمة. لماذا؟ لأن هذا هو الوقت الذي نبدأ فيه وضع الأهداف الأكثر أهمية لنا, وليس فقط لأهلنا. نصبح مشاركين أكثر, وبنشاطات عامة مثل الرياضة والموسيقى أو النوادي, ومعظم مواعيدنا تتطلب الوقت.

    في الكلية نبدأ التفكير بمستقبلنا المهني. ندرس فقط ما يؤهلنا لهذا حتى إننا قد نحاول أن نجد عملاً لجزء من الوقت ولكي نحقق أهدافنا يجب أن نلزم أنفسنا بالعديد من الخطوات المختلفة لنصل يجب أن نخطط .. ننظم إدارة وقتنا. وبالرغم من كون المرء يميل بطبيعته أن يدعي أن لا وقت لديه يمضيه في التنظيم, وضع الجداول, اللوائح, والتسجيل, فإن هذه هي أفضل وسيلة لتوفير الوقت.

    لكن قد لا يكون هناك ما يكفي من وقت .. دعونا نعطيكم خبراً جيداً: هناك طريقة يستطيع فيها الإنسان إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل .. وعمل أكثر فعالية من التقدم الطبيعي في الوقت ولا يأخذ المزيد من الجهد بإمكان كل منا أن يخطط مسبقاً, ويقوم بخيارات واعية حول كيفية قضاء وقته.. وكم من الوقت يقضيه لإنجاز كل مهمة وبإمكانه أن يسيطر أكثر على وقته بدلاً من أن ينفذ الوقت منه دائماً.

    الآن, الخبر السيء: أول خطوات إدارة الوقت, يجب أن تقرر ما هو المهم, وما هو غير مهم قد يكون هذا صعب, فأحياناً من الضروري لنا أن نفهم أننا قد لا نستطيع فعل "كل شيء" والاقتطاع من برنامج عمل مليء, يجب أن نلحظ النشاطات التي لا تعطي لنا الكثير كي نخصص المزيد من الطاقة لما هو مهم حقاً.

    محاولة " فعل كل شيء" حتى مع وجود الكثير, هو عمل سيقود على الاحتراق.. فمتى ينتهي كل هذا ؟ مع الدراسة, مع الواجبات, مع العمل الجزئي والكامل, وضياع كل فرص اللهو والإبداع يمكن للحياة أن تكون مشغولة جداً, لكن لا تصبح الحياة سهلة فجأة .. معظم الراشدين يمكن أن يقولوا أن الحياة تصبح أكثر انشغالاً هناك دائماً "رب عمل" يتوقع منك العمل حتى وقت متأخر .. أولاد يحتاجون لطعام وملبس, وطبابة .. هوايات واهتمامات تلاحقها ... خدمات اجتماعية يصبح الراشد متورطاً بها .. فإذا كنت هكذا, فلا داعي إذن لأن نقول لك كم هي أهمية الوقت وإدارته.

    لكن .. يبقى وقت كثير للتخطيط, حتى بعد تشذيب كل الالتزامات, يبقى معظمنا أمام تحدي إنجاز تلك الالتزامات. خطة تنظيم إدارة الوقت, التي نبحثها هنا, مبرمجة للجميع, أما إذا كان القارئ لا زال طالباً في جامعة أو خريجاً يبحث عن عمل, أو إدارياً يحاول تنظيم المؤسسة التي يعمل فيها فسيجد الجميع, أن هذا برنامج يمكن إدارته بسهولة, وسيعمل جيداً لكل فرد بمفرده.

    هذا البرنامج يسمح بالليونة.. في الواقع يشجع على تبني أي اقتراح منه بما يناسب حاجات الجميع. والهدف منه مساعدة الجميع على اختيار ما هو الأهم لهم, ومساعدتهم في وضع أهداف لأنفسهم, لتنظيم وجدولة الوقت, وتطوير الدوافع والانضباط الذاتي لتنفيذ جدول الأعمال والوصول إلى الأهداف, وهذا ما سيعطي بالتأكيد وقتاً لمهارات أخرى.

    مهما كان الهدف, الحاجة لي التخطيط يجب أن تكون واضحة وبذات الوضوح, واقع أن الكثير من الناس يديرون وقتهم فعلاً بطريقة فوضوية .. والنصيحة هنا هي أن تتعلم الاهتمام بالدقائق فالساعات تعتني بنفسها.

    لكن وضع الخطة لتنظيم إدارة الوقت, تتطلب جهداً ... لكن هذا هو استثمار للجهد, سيأتي في النهاية بنتائج أساسية .. أو ليس من الجيد أن تشعر أنك تمارس بعض السيطرة على برنامج عملك, على حياتك, بدلاً من نفاذ الوقت دائماً, والجري من موعد إلى آخر, ومن مهمة إلى أخرى؟ لنفترض أن كل هذا صحيح ... فكرة جيدة نافعة لإدارة الوقت, وأن هذه الإدارة الفعالة ستكافئك بطرق محسوسة, لكن, على الأرجح ستجد من الصعب إعطاء الدوافع لوضع التخطيط ... لذا يجب أن تحاول جعل التخطيط عادة لك .. شيء تفعله دون تفكير, لكن, شيء ستفعله مهما كان الأمر.

    نظام لإدارة الوقت يتناسب مع حاجاتك يمكن أن يساعدك على إنجاز عمل أكثر في وقت أقل. أكان الهدف من هذا الحصول على المزيد من الوقت الحر, أو تحسين الإنتاج ويساعدك كذلك على الوصول إلى أهدافك لأنه :
    يساعد على تحديد الأولويات.
    وضع لائحة بالمهام, وإعطائها أولوياتها, سيؤمن أن تنجز أهم الأشياء أولاً, ولو لم تنجز " كل شيء".
    يساعد على تتجنب الفخ الزمني. قد تقع في فخ زمني لأشياء غير مخطط لها وستضطر إلى إضاعة الوقت في إطفاء الحريق قبل الانتقال إلى مهمة أخرى.
    يساعدك على توقع الفرص. إضافة إلى مساعدتك على توازن وقت عملك مع أوقات أخرى, يساعدك على تنظيم الوقت المر الذي ستحصل عليه, لتمضيته بفعالية أكثر. وبهذا تتمكن من القيام بالمزيد في ذات الكمية من الوقت أو في بعض الأحيان, في وقت أقل.
    يعطيك الحرية والسيطرة. على عكس مخاوف الكثيرين, إدارة الوقت هي نوع من التحرر, وليس التقييد في جدول محدد. إنها نوع من السيطرة على جزء من يومك, يسمح لك أن تكون مرناً في بقية اليوم.
    إضافة إلى هذا ستتمكن من تخطيط وقتك الحر, وإدخاله ضمن جدولك .. مثلاً: ستعرف مسبقاً أن أمامك مهمة صعبة في اليوم التالي لحفلة راقصة. وبدلاً من أن تتصل بالأصدقاء ليلة الحفلة لتعتذر ستكون متأكداً من جدول أعمالك الذي يسمح لك بفرصة أكبر للتحرك, وحضور الحفلة في آن, دون الإحساس بالحرج أو الذنب.
    يساعدك على تجنب التضارب في الوقت. بمجرد كتابة كل نشاطاتك, مسؤولياتك, مهماتك في مكان واحد, سيساعدك على التأكد من أن الأشياء لن تختلط في وقت واحد, وإذا حدث تضارب في الأوقات, ستتمكن من ملاحظة هذا مسبقاً, وترتيب أمورك حسبما تقتضي الحاجة.
    تساعدك على تجنب الإحساس بالذنب. حين تعرف بالضبط كم لديك من عمل, ويكون لك برنامج زمني لتنفيذها, تستطيع أن ترتاح لمعرفتك أن كل شيء سينجز في وقته المحدد .. لكن دون خطة لإنجاز العمل, ستشعر وكأنه سيف مسلّط فوق رأسك, حتى وأنت لا تعمل ... وإذا أمضيت وقتك تفكر بعملك فقط, فمن الأفضل لك أن تمضيه وأنت تعمل. تنظيم إدارة الوقت الفعالة, تساعد كذلك راحة ضميرك, فبعد أن تتم ما عليك من عمل, ستتمتع حقاً بوقتك الحر دون الإحساس بالذنب لأنك لم تنجزه.
    يساعدك على تقييم مدى تقدمك. إذا كنت تعرف مسبقاً مما هو المطلوب منك من مهمات, فلن تندهش أبداً حين يلوح أمامك الموعد النهائي لإنجاز عمل ما .. لكن إذا عملت حيث يكون هذا ملائم لك, أو إلى أن تتعب, فلن تعرف أبداً ما إذا كنت متقدماً عن موعد التسليم أو متأخراً .. ثم ستكتشف فجأة أن هذا الموعد قد برز أمامك فجأة دون أن تخطط له.
    يساعدك على رؤية " الصورة الكبيرة ". إدارة الوقت الفعالة توفر لك نظرة أوسع للعمل كله. بدلاً من أن تواجه المفاجأة مع قدوم أوقات أكثر انشغالاً, ستتمكن من التخطيط مسبقاً ولأسابيع قادمة.
    يساعدك على أن تعرف كيف تعمل بطريقة ذكية أكثر, لا بجهد أكبر.
    البعض يعتقد أن إدارة الوقت هو مجرد معرفة الوقت, أو قضاء وقت منظم في العمل, في الراحة, في الاتصالات, وأن التحرك ضمن هذه المواعيد الزمنية يؤمن لهم التنظيم أكثر .. قد يكون هذا صحيح جزئياً, فجزء رئيسي من تنظيم إدارة الوقت هو تعلم كيف تصنّف المهمات حسب أولوياتها. لكن هذه النظرة البسيطة, تتجاهل فائدة كبيرة تأتي بها السيطرة على الوقت.. فقد يكون من الممكن أن يكون المرء منظماً, لديه أولويات مسجلة, وسيطرة على الوقت, بحيث يمضي وقتاً أقل في العمل ويحصل على نتائج أكبر .. وهذا ليس عملاً سحرياً, مع أنه يبدو هكذا.
    تعلم إدارة الوقت الآن سيساعدك على التحضير للمستقبل.
    الحياة كلها تحضير للمستقبل, وإذا أمضى المرء وقته الآن بشكل فعال, فلسوف يكون محضراً جيداً للمستقبل .. وكلما كان محضراً جيداً أكثر, كلما كان أمامه خيارات أكبر.. وستكون الشركة تعمل فيها من خيارك, لا مفروضة عليك بإولئك الضعيف السابق. لننظر الآن إلى بعض المخاوف التي تشاور الكثيرين حول إدارة الوقت, وهي لا أساس لها.

    عدم المرونة هو أكبر مخاوف الناس, إذ يظن الكثيرون أن السير حسب جدول محدد ومكتوب يفقدهم لذة العضوية في التصرف والاختيار. لكن نظام إدارة الوقت يمكن أن يكون مرناً كما يشاء المرء, بل الواقع أن أفضل نظام هو الذي يعمل كمرشد, وليس نظاماً متصلباً.

    على عكس الاعتقاد السائد, لن يؤدي هذا التنظيم إلى تحويل الشخص إلى " عبد " للوقت. فبرمجة الوقت لا تعني أبداً الالتزام بعمل أكثر, بل الواقع أن تحديد أوقات العمل مسبقاً تعني أنك ستتمكن من الاسترخاء أكثر غير أوقات العمل, لأنك لن تكون قلقاً حول سير هذا العمل ومتى ستنجزه, فوقتك "منظم" على هذا الأساس .. فكم من وقت تقضيه في العمل, أقل أهمية بكثير من مدى كفاءتك ووقت تعمل, والهدف ليس قضاء وقت أكبر في العمل, بل قضاء الوقت ذاته أو أقل منه, وإنجاز الأكثر في مدى أي وقت تعمل فيه.

    العديد يخشون " التعقيد " الذي يوحي به تنظيم الوقت .. لكن الواقع هو العكس, فهو يؤدي إلى " التبسيط " .. لكن كلما زاد تعقيد النظام الذي يتبعه الإنسان, كلما زادت صعوبة استخدامه, ونتيجة لهذا, ستقل إمكانية استخدامه بكفاءة. ويمكن أن يضع المرء نظاماً يلائم حاجاته, ولتسهيل الوصول إلى الأهداف.. وهناك مهارات عديدة قد لا تساعد أبداً .. لذا يجب استخدام المهارات التي من المحتمل أكثر أن تقود إلى الهدف المنشود, وتتناسب مع شخصية من يملكها.

    ولكي تنجح في إدارة وقتك, يجب أن تكون قادراً على العودة إلى خطتك حين الحاجة لاستخدامها. فمن المستحيل وضع خطة تفصيلية إلى مستقبل بعيد دون أن يكون لديك سجلات دائمة .. والأفضل كتابة الخطط المرحلية والبعيدة المدى, في مكان واحد .. كي تتمكن دائماً من مراجعتها. المهم أن يكون لديك مكان واحد للمخططات والمعلومات وجداول الأعمال .. ونظام إدارة الوقت, الذي سيناسبك أفضل, هو الذي " تفصله " ليلائم حاجاتك وشخصيتك. معظم ما نتذكره هنا هو أفكار عامة, قد تصلح للكثيرين, لكن قد لا تلائمك أنت بالضبط. لذا, يجب أن تأخذ هذه الأفكار العامة, وتجعلها في " نظام " ناجح لك .. غيّر, عدّل, اجعل الخطة أكثر حزماً, أو أكثر ليونة.

    لقد مررنا جميعاً بتجربة نسيان موعد, أو التزام. ومن السهل أنت نتذكر كتابة الموعد .. لكن جدولاً لا يستخدم دائماً, ليس الأمان الكافي .. وعليك دوماً كتابة التزاماتك, وقضاء وقت لتسجيل المواعيد لكل أسبوع, لكل يوم لكن, أي وقت تقضيه في الكتابة سيكون دون جدوى, إذا لم تحتفظ باللائحة معك, حين تحتاج إليها.

    تصل إلى العمل لترى أن المشرف قد حدد لك ساعات عملك للأسبوع القادم, ويراجعها معك, تجدها مناسبة وتلتزم بها. لو أن المفكرة معك فستتمكن من كتابة جدول أعمالك وتبرمج كمية الوقت الضرورية.. إذن خذ مفكرتك معك أينما ذهبت فأنت لا تعرف متى ستحتاجها. احتفاظك بالمفكرة معك ستقلل مخاطر النسيان.. سجل دائماً المهمات, التكليفات, أرقام الهاتف, أو أية معلومات مهمة, وعلى الفور.

    عليك أن تعطي أي نظام لإدارة الوقت فرصة للنجاح .. جربه لفترة. أي برنامج قد لا ينجح إلا إذا استخدم على الدوام.. والدوام هذا لن يحدث.

    قد يساعد كثيراً أن يكون مكان عملك " إيجابي ", وأن يكون جوه محركاً للعمل .. ولا تدفع نفسك لأن تعمل إلى أن تصل مرحلة اللاتحمّل.. فأشياء صغيرة قد تدفعك إلى كراهية عمل ما, ويبدأ رأسك يؤلمك عليك إذن أخذ مقدار تحملك وبعين الاعتبار بعض الناس يمكن أن يجلسوا وراء مكاتبها يعملون لساعات ... البعض يرى أن ذهنه شرد بعد ساعة أو يزيد .. الصنف الأول لا يحتاج إلى فرصة راحة. بينما الأخير, إذا أراد العمل بكفاءة يجب أن يخطط لفترة راحة حسب قدراته.

    قد يكون من الأفضل أن تضع حاجزاً, حقيقياً أو خيالياً ما بينك وبين العالم الخارجي وأنت تعمل ... إغلاق باب شغلك, مكتبك أو المكان الذي تعمل فيه قد يمنع عنك الضجيج, والكثير من المقاطعة والإلهاء.

    لوحة " الرجاء عدم الإزعاج " وسيلة جيدة للقول بأنك مشغول .. والمحيط الصالح للعمل, هو أكثر من " موقع " فهناك عوامل أخرى للمحيط يمكن أن يسهل لك عملك. هل تجلس في كرسي مريح؟ قد تكون كرسيك جيدة لكنها ليست مريحة ! وماذا عن التهوية والحرارة؟ هل يتحول مكتبك إلى جو خانق حار, أو تضطر فيه إلى ارتداء المعطف لمنع البرودة؟

    قبل أن تقرر هذه الأشياء لنفسك, قد ترغب في وقت لترى كم تستطيع الإنجاز, مع موسيقى مثلاً, ثم دونها. إذا وجدت أن الموسيقى عامل إيجابي, فليكن لديك جهاز يؤمنها لك, الألحان المألوفة بريتم محدد قد تكون فعالة أكثر من غيرها أو أقل إلهاء.

    لقد تكلمنا بما يكفي حول مكان العمل وأهميته.. وأهمية الاعتياد على العمل في مكان واحد .. والشيء عينه ينطبق على " متى " تعمل .. قدر المستطاع, اخلق جو الروتين اليومي .. فالوقت المحدد لعملك يقرره عدد من العوامل, هذه العوامل تلعب دوراً مهماً في عملك ومتى تعمل .. فبعض الإداريين مثلاً لا يتمكنون من العمل باستمرار في أعمالهم المكتبية والبقاء في الموقع عينه.. لذا يقسمون وقتهم بين المواعيد والمقابلات والإشراف على العمال, والأعمال المكتبية التي تتطلب تركيزاً أكثر من محاولة أن تكون في أوقات يرتاحون لها, كما أن هناك عوامل أخرى تؤثر على الأوقات المتوفرة للعمل.. وكون المرء في أحسن حالاته, هدف عظيم لكنه ليس ممكناً على الدوام.

    هل جلست يوماً لتعمل, ووجدت أنك بحاجة إلى آلة حساب من مكتب آخر؟ وأنت ذاهب لتحضرها, تقرر أنت تزور زميلاً في مكتبه لبحث أمر هام بينكما .. بعد دقائق من تبادل الحديث, تلمح صحيفة على الطاولة وتتفحص العناوين الرئيسية .. وأنت تعود إلى غرفتك تقف بالباب متسائلاً: لماذا تركت مكتبي أساساً؟ هل تذكر أفخاخ الوقت؟ هذا واحد منها .. أن لا تكون كل مواد عملك معك, فتخاطر في أشياء جانبية وتخسر وقتاً ثميناً .. ولسوف توفر الكثير من الوقت بالتفحص الدائم لأغراضك اللازمة للعمل, دفتر الملاحظات, أقلام, آلة حساب, وأشياء أخرى ضرورية, قبل أن تبدأ يومك.

    انظر إلى برنامج عملك كل صباح, وقرر ما الذي يلزمك, وتأكد من أن تكون مذكراتك كلها أمامك, وحضّر حقيبة الأوراق سلفاً, ولا تنسى المخطط أو برنامج العمل.. فلقد مر ذكر كم من السهولة نسيان المواعيد والالتزامات إذا لم تكن مكتوبة.

    عامل آخر له أهميته الكبرى, وهو الحوافز, فبدون حوافز كافية, والإطراء, يكون تنظيم إدارة الوقت مثل سيارة دون محرك.. والمحفزات نوعان إما داخلية أو خارجية .. فما هو الفرق؟ بالنسبة للحوافز الداخلية, يعمل المرء في عمل ما لأنه يتمتع به مثلاً, ولا لسبب آخر. أما الحافز الخارجي فهو يعود إلى مكافأة ستحصل عليها من وراء إنجاز العمل.

    ولكي تزيد من كمية الحافز الداخلي, يجب أن تعرف أية حقول من الحياة تثير اهتمامك .. والدراسة هي الممر الأساسي الذي يقودك إلى أشياء أخرى, لكن بقدر اهتمامك أكثر بهذا الممر, من المحتمل أكثر أن تصل إلى مبتغاك.. وتتمتع بالمسيرة كذلك.

    الحوافز الخارجية قد تساعدك على اجتياز المهمات المملة الصعبة التي هي جزء من عملية وصولك إلى الهدف. مثلاً, أنت تختار مهنة الصحافة لأنها تسمح لك بالتحقيقات والكتابة عن الأحداث الجديدة.. وستجدها مثيرة للاهتمام, ومع ذلك, ستجد نفسك مضطراً إلى الكفاح للحفاظ على ما تحبه .. وستحتاج إلى دوافع خارجية لمساعدتك على النجاح في عملك للوصول إلى أهداف أكبر وضعتها لنفسك... وقد تكون صورة الهدف النهائي قوة محركة حافزة فحاول أن تتصور ماذا ستكون عليه حياتك بعد خمس أو عشر سنوات.. وكيف ستكون حياتك المهنية؟ إذا لم تكن الصورة جاهزة, فلا عجب أنك لا تستطيع إعطاء نفسك الحافز الداخلي, لتعمل نحو الهدف النهائي.

    هدفك, مهما كان سامياً, لن يدفعك إلى الاستيقاظ كل صباح, ويبقيك تعمل لسنوات.. فأنت بحاجة إلى أهداف متوسطة, أو قصيرة الأمد كذلك. أحد الطرق لتصور أهدافك بسهولة وإيجاد صلتها ببعضها هو إنشاء ما يسمى " هرم الأهداف " بوضع الهدف النهائي عند القمة ثم تقسيم باقي الأهداف المرحلية إلى أن تصل أسفل الهرم .. وهذا الهرم ليس مبنياً من الحجر, بإمكانك تغييره وأنت تتقدم. وقد تقرر خلال رحلة العمل تغيير المهنة أو تغيير الطريق الموصل إلى الهدف .. وهذه ستختلف حتى من أسبوع لأسبوع, مثلما تتغير مهماتك الأسبوعية, أو اليومية, لتعطيك المزيد من الطاقة والحماس.

    تطوير مهاراتك, هي الطريق الرئيسية نحو الهدف مهما كان. ومهما كان من الصعب الاستمرار في العمل أو كم من العوائق يجب أنت تتخطى وأنت على الطريق.. لكن كيف تضع أهدافك في الحياة؟
    كن واقعياً في توقعاتك.
    كن واقعياً في أهدافك.
    احذر الأوهام.
    ركّز على حقول تعطيك أفضل الفرص للتقدم.
    راقب ما تنجزه, وثابر على وضع الأهداف.

    طريقة اختيارك لنوعية المكافأة, تعتمد على كم أنت بحاجة للمساعدة كي تحافظ على حوافزك. وكما لاحظنا, المهمات المثيرة للاهتمام تتطلب قليلاً من الدوافع الخارجية.. وإذا كانت المهمة صعبة متعبة, فاجعل مكافأتها أغلى ثمناً كي لا يتزعزع حافزك .. وكقاعدة عامة يجب أن يكون حجم المكافأة مناسب لصعوبة المهمة.

    يخشى الكثيرون أن لا تكون إرادتهم قوية بما يكفى وأن يكون طلبهم للمكافأة لشي يجب أن يقوموا به على أي حال وسيلة لإخفاق عزيمتهم.. لكن مكافأة نفسك قد تكون وسيلة لتقوية انضباطك الذاتي. فإذا كنت تضع باستمرار أهدافاً لا يمكنك الوصول إليها, فما تفعله هو التدرب على الفشل .. والتدريب يجعل أي شيء مكتملاً, لذا ستفشل حتماً.

    من ناحية أخرى, الانطلاق لتحقيق أهداف صغيرة ومكافئة نفسك كلما حققت أحدها, قد يبني في نفسك الإحساس بأهمية النجاح.. أنت تعمل نحو الأهداف المدروسة وتحققها, ستبدأ بالإيمان بنفسك أكثر فأكثر .. وسيتابع أدائك في التحسن. وتذكر أن مقصدك ليس المعاناة في عملك كالشهيد, ولا شيء يمنع أن تجعل من عملك ممتعاً قدر الإمكان .. هنا نتساءل في هذا السياق ! إذا كنت تريد إعطاء نفسك الحافز المطلوب, فهل تستخدم أسلوب الجزرة أم العصا؟ فالأفكار الإيجابية والسلبية معاً يمكن أن تكون من الحوافز. فأيها تختار؟ وقد يجد الكثيرون أن من الأسهل تسجيل السلبيات أكثر من الإيجابيات. في الواقع قد تجد أن لا مجال يكفي لذكر كل السلبيات, بينما في المقابل تسجل بضعة إيجابيات.

    حسناً .. هناك شيء نريد أن نقوله حول النجاح والفشل (الإيجابيات والسلبيات), الفشل تجربة لها قيمتها كالنجاح تماماً, قد تكون أكثر قيمة ما هو أول شيء تعلمته في حياتك؟ أن لا تلمس الطباخ الساخن؟ أن لا تضع القطة في آلة الغسيل ؟ أن لا تترك لعبتك تحت المطر؟ وكيف اكتشفت هذه الحقائق؟ دون شك بالطريقة الصعبة. لكنك تعلمت من التجربة, من " الفشل " مما هو (( سلبي )) هكذا تستطيع أن تتعلم من كل السلبيات ثم تتجه إلى النجاح. ستتعلم من الفشل أن إنجاز العمل في الوقت المحدد هو بالأهمية ذاتها لإكماله بشكل جيد, وستدرك أنك لو تعلمت إدارة وقتك بشكل أفضل فستلزم نفسك بنظام ناجح وستستلم زمام حياتك بيدك.

    أنت جاهز للتخطيط !
    حين تتمكن من استيعاب عملك كله, كل مهمة أساسية فيه, كل اختبار, كل ورقة مهمة, كل موعد, فستكون احتمالات أن تصل إلى صرف وقت أكبر أقل, لمجرد أن هذا يتطلب برمجه وإبراز الأهم.

    ولكي تكون البرمجة على المدى الطويل فعالة, يجب أن تبدأ التخطيط باكراً. ومن يفشل في التخطيط المسبق لمستقبله, أو لأي مشروع مرحلي, سيجد نفسه يضيع وقته في تنفيذ حدث واحد لوقت واحد, وسيشعر أنه غير منظم قطعاً, طوال فترة عمله. التخطيط المسبق من ناحية أخرى, يزيد من القدرة على اللحاق ببرنامج هجومي منظم .. البعض يمكنه اختيار عمله حسب برنامجه الخاص, وحسب ما يحب وما يكره, والأهداف .. الخطوط العريضة لمثل هذه الحرية يجب أن تختلط بالتقدم المنطقي الذي تحاول تطويره.

    لن تستطيع الإسراع إلى هدفك النهائي ما لم تعرف أين هي نقطة الانطلاق. لذا, أو خطوة لتفحص روتين مسيرتك الحالية هو تعريف ذلك الروتين, وبالتفصيل.. ونقترح أن تفصل عملك ليوم كامل, ثم لأسبوع كامل, بما فيه عطلات الأسبوع. أيمكنك استخدام ساعة أو ساعتين إضافيتين كل يوم, إما للعمل أو المرح؟ لو استطعت استخدام مثل هذا الوقت " الميت" فستجد كل الوقت الذي تحتاج إليه, كلما كنت مستعداً لتحويل هذا الوقت " الميت " إلى وقت مفيد, عملاً أو راحة, لكما تمكنت من ابتداع الوقت لنفسك.

    هناك أداتان ممتازتان تستغلهما في تخطيطك على المدى الطويل, أولهما " لوحة المشروع " التي يمكنك وضعها على جدار فارغ أو فوق مكتبك. فكيف تعمل " لوحة المشروع "؟ كما ترى أنها شكل مختلف عن التقويم السنوي, الأِشهر في خط أفقي تقابلها المشاريع في خط عامودي, أو العكس. وهذا يتوقف على مدى المساهمة المتوفرة لك.

    بالنسبة لكل مشروع على حدة, هناك تحضيرات أساسية تقوم بها قبل استخدام اللوحة عليك أن تقسم كل مهمة عامة إلى أجزاء أساسية مركبة, والمهمات الخاصة التي يشملها أي مشروع. إلى جانب كل مهمة جزئية نضع الوقت المقدر لإنجازها .. المشروع التالي يتطلب العمل كفريق عمل آخرين من الشركة. في وقت العوامل الخاصة مختلفة, نلاحظ أن عملية تقسيم المشروع إلى خطوات منفصلة سهلة الإدارة, وتحديد الوقت اللازم لكل شكلية منها لا تتغير أبداً.

    ولأن تحديد الوقت في الخطوات الأخيرة تعتمد على نوع المهمة الموكلة إليك ضمن فريق العمل, إلا أن من المهم وضع علامات استفهام إلى جانب البعض منها.. ومع اتضاح تفاصيل هذا المشروع وتحديد المهمات المحددة, قد تتغير صورة " لوحة المشروع " لتعكس تفاصيل أكثر, وقت محدد أكثر لكل خطوة.

    تحتوي لوحة المشروع الآن على الأوراق الرئيسية, المشاريع الثانوية, الأقسام والاختبارات لكل خطوة منجزة .. وهاهي اللوحة تحتل جداراً في مكتبك, أو مشغلك... وحان الآن وقت معرفة أشياء عن الإدارة التي ستساعدك في تنظيم وقتك:
    الخطوة الأولى: ضع قائمة بما يجب أن تفعل.
    الخطوة الثانية: ضع أولويات مهماتك.
    الخطوة الثالثة: املأ جدول أعمالك اليومي.

    أنت الآن مستعد لنقل ما على لوحة المشروع إلى جدول أعمالك اليومي .. ضع الأولويات أولاً, ثم الوسط, ثم الأقل قيمة, التي لها مكان.. بهذا ستكون متأكداً أنك ستخصص كمية الوقت اللازم للأولويات الأهم كما يناسبك.

    كل ليلة, أو صباح, قبل بدء يومك, انظر إلى برنامج عملك لتعرف ما هو مخطط لهذا اليوم. كم لديك وقت راحة.. هل هناك مهمات مفاجئة ليست مسجلة على مفكرتك, ويجب أن تكون معك. هناك تضارب لم تكن تتوقعه في بداية الأسبوع؟

    كيف تعرف ما إذا كان يجب تحويل مهمة من الجدول اليومي إلى لوحة المشروع؟ الأمر بسيط إذا وجدت أن بالإمكان إنجازه ضمن أسبوع, ضعه في مكان ملائم من الجدول اليومي. أما إذا كانت مهمة معقدة, ويتطلب الإنجاز أكثر من أسبوع, فيجب أن يسجل على " لوحة المشروع ".

    ما إن تبدأ باستخدام " لوحة المشروع " جدول التخطيط العام, لائمة الأولويات, والجدول اليومي, فلسوف تقطف الثمار كل يوم .. وطوال اليوم, يمكنك اتباع الجدول اليومي.
    لن تعود قلقاً حول متى تنجز عملك.. فقد خططت له .. وتنجز ما خطط له, خطوة خطوة. ومع اعتيادك على إدارة وقتك, والتخطيط للأشهر والأسابيع, والأيام.. ستكشف بسرعة أن لديك وقت راحة أكبر مما كنت تتصور.




    المصدر : مكتبة البرمجة اللغوية العصبية


    ((((28)))))

  8. #8

    افتراضي رد: فن إدارة الوقت ...

    وددت لو ان هذه السطور لم تنتهي اختي امينة

    فلا اكمل جزء حتى اجد الذي بعده مهم

    اتمنى فقط ان لا تكون هذه الجواهر التي سطرتها حبر على ورق لقارئها

    نريد العمل يا شباب و ستحصدوا النتائج باذن الله

    بوركتي حنونتي

  9. #9
    ♥•- ادارية سابقة -•♥
    تاريخ التسجيل
    Sep 2010
    العمر
    32
    المشاركات
    1,650
    الجنس
    أنثى
    وظيفتي
    موظفة ادارية
    هواياتي
    //
    شعاري
    كـــن او لا تكــــن

    افتراضي رد: فن إدارة الوقت ...

    اقتباس المشاركة الأصلية كتبت بواسطة متجددة مشاهدة المشاركة
    وددت لو ان هذه السطور لم تنتهي اختي امينة

    فلا اكمل جزء حتى اجد الذي بعده مهم

    اتمنى فقط ان لا تكون هذه الجواهر التي سطرتها حبر على ورق لقارئها

    نريد العمل يا شباب و ستحصدوا النتائج باذن الله

    بوركتي حنونتي
    وهو كذلك غاآليتي بارك الله لك أيضا

    أفرحني تواجدك وتعقيبك أختيه

    نتمنى ذلك فالوقت كالسيف

    دمت دومآآ بالقربــ

 

 

الكلمات الدلالية لهذا الموضوع

المفضلات

المفضلات

ضوابط المشاركة

  • لا تستطيع إضافة مواضيع جديدة
  • لا تستطيع الرد على المواضيع
  • لا تستطيع إرفاق ملفات
  • لا تستطيع تعديل مشاركاتك
  •