بحث كامل حول التحرير الإداري



المبحث الأول : التحرير الإداري وتقنياته
يعتبر التحرير الإداري من بينالمواضيع التي تهم الطالب بل وبالأخص الموظف الإداري التي تمكنه من التراسل الإداري ,وسنتطرق في هذا المبحث إلى تقديم منهجية واضحة المعالم لتحرير الرسالة الإداريةوذالك من خلال إبراز بعض الجوانب والتقنيات المنهجية للتحرير الإداري سنفرغها فيقالب متفرع إلى أربعة مطالب كالأتي
المطلب الأول : مفهوم التحرير الإداري

أولا : لغة : حرر يحرر تحرير أي كتب , وتحرير الكتاب وغيرهتقويمه
وتحرير الكتابة : إقامة حروفها وإصلاح السقط والسقط هوا لخطأ في القولوالحساب والكتابة
هو لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحريةللتعبير
ثانيا : اصطلاحا
تعني الإنشاء والكتابة , ويمكن تعريفه "مجموعالوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها , وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها منالمصالح الإدارية الأخرى , وكذالك للقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدفالمسطر لها
ولقد فضل المؤلف تسميتها بالمراسلاتالإدارية لشموليتها إذ تتناول بالدراسة الوثيقة الإدارية وكيفية معالجتها (طريقةالكتابة ) أما التحرير فقد يقتصر على طريقة الكتابة والبراعة في عرض الموضوع منخلال ترتيب أجزائه وإبراز نتائجه

فالمراسلات الإدارية كونها من وسائلالاتصال المباشر لا يكمن الاستغناء عنها نظرا لأهميتها في الحياة اليومية والعصرية , ولقد أستخدم الأولون الرسالة فكانت هي الأداة الوحيدة التي تنقل الخبر وتعلم أوتبلغ المخاطب بها عن الأوضاع أو المواقف , بل وقبل ظهور الرسالة المكتوبة كانت هناكأنواع جمة من التراسل والتواصل ولعل أهم الأمثلة الحمام الزاجل أو عن طريق الخيولالتي يقودها فارس الذي يسافر من منطقة إلى منطقة لإيصال الخبر
ولكن بتطور وسائل الاتصال والإعلام ظهرتأنواع جديدة من الاتصالات ولعل أهمها الهواتف اللاسلكية والأعلام الآلي والانترنتوغيرها من وسائل الاتصال
ثالثا : أهمية التحرير الإداري
مازالت الوثائقالإدارية المكتوبة عموما والرسالة الإدارية على وجه الخصوص وزنها الكبير , نظرالأهميتها في الحياة العملية واليومية فنجدها صارت من الوثائق الإدارية الغالبة فيالاستعمال وتتدرج أهميتها تبعا للمهام التي تتضمنها والتي يمكن ترتيبها على النحوالأتي
1-
الوسيلة الغالبة فياتصال وفي نقل المعلومات
للمراسلات الإدارية مكانة خاصة في النشاط الإداري فهيمن بين الوسائل الغالبة والجارية العمل والتعامل بها في العلاقات الإدارية فيجب علىمستعملها حسن استعمالها ,كما تعتبر من بين أهم العوامل التي تساهم في نجاح أي تنظيمإداري , نقل المعلومات وإيصال الحقائق إلى الأشخاص المعنيين بأيأمر
>
بالإضافة إلى حسن استغلال الثروة اللغوية والدقة في التعبير , كما أنهاتعتبر وسيلة تلبي حاجات التبليغ الأساسية

2- >
أنها مادة عمل وميدان للتطبيق
إن الإلمام بقواعدالتحرير أمر ضروري وهذا من اجل التحرير السليم والتحكم في المضمون كما إن الموظفعليه إيجاد هذه القواعد حتى يتسنى له إيصال ونقل المعلومات إلى المخاطب بها كمايفهمها هو –المسؤول- فأهميتها العملية تشمل كل من العاملين بالإدارة والمتعاملينمعها ,فإذا كان كلاما بينهم متبادلا بالكلمة يسمى اتصالا ,آما إذا كان بالكتابةفتسمى مراسلة أو مكاتبة
3 -
أن لها دلالة مادية في الإثبات
وذالك على أساس أنالوثائق الإدارية أوراق رسمية وأن الكتابة هي أقوى الأدلة في الإثبات وتكون لصورتهاالرسمية خطية كانت أو فوتوغرافية حجة بالقدر الذي تكون فيه مطابقة للأصل
كماأنها تثبت هوية صاحبها وذالك من خلال الوثائق المرفقة بها وذالك من ناحية الكفاءة

4-
تسيير الحركة الإدارية في مؤسسة ما أو شركة بالإضافة إلى أنه بسيطالاستعمال , قليل التكاليف هل الحفظ والرجوع إليه عند الحاجة أداة سهلة للتواصلوالتخاطب والتداول

المطلب الثاني: خصائص التحرير الإداري
يتميز التحرير الإداري بجملة من الخصائصيتصل بعضها بالتنظيم الإداري وما يترتب عنها من احترام التسلسل الإداري (التدرجالرئاسي) وما يتعلق به كالتحلي بروح المسؤولية والحيطة والحذر ثم المحافظة على سرالمهنة وهذه الخصائص يجب أن تتوفر في الموظف الإداري أو أي شخص معني بهذا النوع منالتحريرات أو المراسلات
وهذه الخصائص عبارة عن قواعد تنظيمية يجب احترامها , وهذه القواعد هي جزء من مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحددالعلاقة بين الرئيس والمرؤوس سواء من أعلى أو من أسفل على النحوالأتي
1-
احترام التسلسلالإداري
يقوم التنظيم الإداري في الدولة عى أساس التسلسل الإداري – التدرج أوالسلم الإداري – وهذا الأخير يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلىالأسفل وفقا للقاعدة القانونية الأعلى يسود الأدنى

ولابد من الإشارة إلىقاعدة أخرى يجب التقيد بها عندما يتعلق الأمر بالمراسلة الداخلية وهي احترام السلمالإداري,وذلك يعني أنك إذا واجهت رسالة إلى احد رؤسائك الأعْليْن ,فلابد من أنتطْلع عليها رِؤسائك المباشرين للإعلام وللإدلاء بالرأي في فحواها عندما يستدعيالأمر ذلك , ويعبر عن ذلك على النحو الآتي ,في عنصر المرسل إليه
إلى السيد مديرالتربية ,بوساطة السيد مفتش التعليم الأساسي , بوساطة السيد مدير التربية ...الأساسية نموذج رقم : 0
2-
المسؤولية والحذر
إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري , ويقصد بها هناسلطة اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه , والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤولالأول عن التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته طبقا للقاعدة " حيث تكون السلطة تكون المسؤولية ", لكن قد يتغيب المدير لمانع ما أو يفوض بعضا منصلاحياته إلى أحد مساعديه لكثرة مهامه ,فيحدث أن يتعدى هذا الأخير الصلاحيات المفوضفيها تفويض توقيع مكتوب أو غير مكتوب, فهنا يجب التمييز بين ما إذا كان الخطأ شخصياو به تنعقد مسؤولية المفوض إليه على أساس الخطأ أو كان مصلحيا فتتحملهالإدارة
وقد ينتفي الخطأ الشخصيوالمرفقي معا حين تطغى المصلحة العامة بضروراتها ومقتضياتها فهنا تكون المسؤوليةعلى أساس نظرية المخاطر مما يدخل في موضوع القانون الإداري
وعليه فيجب مراعاةمبدأ المسؤولية عند التحرير ومن التوجيهات المقدمة في هذا الإطار عدم استعمال ضميرالجمع "نحن" بل نستعمل ضمير المفرد دون ذكر الضمير
فأقول مثلا : يشرفني ...,أعلمكم ...,.قررت ....., لاحظت ..,الخ
بدلا من : يشرفنا .., نعلمكم ..., قررنا ..., لاحظنا .., ..الخ
وأما الحذر فهو الحيطة والتحفظ فحتى لا يتحملالمرؤوس المسؤولية يجب عليه أن يكون حذرا وبصيرا, فلا يغتر بنفسه بل عليه أن يتركالكلمة الأخيرة لمن بيده اتخاذ القرار وعليه أن يختار العبارات الخفيفة واللطيفة معشيء من التحفظ بدلا من إثباتات صريحة ويمكنه أن يستعمل العبارات التالية : يبدولي....في رأيي....يظهر مما سبق ...يتضح من ذلك

3- >
واجب المحافظة على سرالمهنة</تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدةبالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة , فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبريعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري , كما يمنع من إفشاء وثائقالمصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيسه الإداري



fpe ;hlg p,g hgjpvdv hgY]hvd